Elaborar un completo y detallado plan de comunicación es fundamental para las empresas, ya que es el documento que marcará la pauta a seguir en materia de comunicación y marketing,
lo que facilitará la consecución de los objetivos de ventas; ayudará a
mejorar la imagen de la compañía; y contribuirá a manejar situaciones de
crisis, entre otros aspectos.
En un principio, y como situación ideal, será el director de comunicación o Dircom el encargado de elaborar y ejecutar este plan, aunque la situación de no pocas empresas hace que el departamento de comunicación esté incluido en el de marketing, lo que a veces complica esta tarea. No hay que olvidar que está en juego la imagen de la empresa, que se tarda mucho tiempo en forjar.
Los planes de comunicación dependen de una serie de factores, aunque tienen unos elementos en común que deberían incluir y que, a mi juicio, son los siguientes:
- Teniendo clara la imagen de la empresa, hay que hacer un análisis de la situación para ver dónde nos encontramos: qué se está haciendo, qué resultados se están consiguiendo, qué se habla de nosotros, qué dificultades nos hemos encontrado.
- En función de eso habrá que redefinir o elaborar desde cero el plan de comunicación anual, que debe fijar la estrategia a seguir (qué quiero transmitir) en función de mi público objetivo.
- Hay que cuidar el tono de la comunicación, que debe ir en consonancia con la imagen corporativa.
- Se deben fijar los canales de comunicación externa del plan: redes sociales, blog, noticias y comunicados de prensa, eventos, relaciones con los medios, …
- Elaborar un manual con la identidad de la empresa puede ser una buena acción dentro del plan, ya que estará a disposición de empleados, clientes, proveedores o accionistas para transmitir los valores corporativos.
- La comunicación interna es fundamental para que todos los empleados sepan hacia dónde camina la empresa y se sientan integrados y motivados. Habrá de definir los canales a utilizar, desde el blog hasta el mail pasando por el buzón de sugerencias o el tablón de anuncios.
- El plan también debe incluir un manual de crisis, qué hacer en caso de tener un problema de reputación, quién debe contestar, qué pasos hay que seguir en función de las diferentes variables (errores propios, trolls, difamaciones, etc).
- La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es otro de los factores que deben estar incluidos en el plan, que debe reflejar qué se está haciendo en materia de igualdad, conciliación de la vida laboral y familiar o medioambiente.
- Por último, hay que hacer un seguimiento constante del plan y su desarrollo, con unos KPI’s concisos que nos permitan una evaluación permanente del plan e introducir los cambios necesarios para su correcto funcionamiento.
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