¿Vas a usar Whatsapp para tu comunicación interna? Seguro te servirán estos consejos para arrancar con el pie derecho

Por Sebastián Molina en "Mundo CI"

 

Con más de 600 millones de usuarios activos alrededor del mundo, Whatsapp se presenta como una gran tentación para muchas organizaciones que quieren generar un tráfico de comunicaciones más fluida con sus  empleados, sin pasar por implementaciones engorrosas y caras. Esto sucede a pesar del éxito de Slack y Hipchat como herramientas para llevar un diálogo fluido entre colaboradores, o como Yammer y Facebook@work en cuanto a redes sociales internas.

La tentación para la implementación de Whatsapp como canal de comunicación interna está tanto en la posibilidad real de que gran parte de nuestros colaboradores sean usuarios de la aplicación (si no la totalidad), como en la simplicidad para crear grupos y llegar de modo directo a cada miembro fuera de lo que es el e-mail corporativo. Y por supuesto, ni que hablar de la urgencia que nos ataca al ver el alerta de mensajes en la pantalla del smartphone (paradójicamente no pasa lo mismo con el e-mail, y podés comprobarlo viendo tu inbox en este momento). En otras palabras, a un pulgar de distancia se presenta un mundo de oportunidades para comunicar.

Sin embargo, la simplicidad y la emoción de salir a la carga con el “grupo del trabajo” puede hacernos caer en una trampa mortal que transformaría lo que podría ser el paraíso en el mismísimo infierno.

Según los expertos mIramos una 150 veces al día el celular en promedio, y todo parece indicar que dedicarle más tiempo al teléfono no sería una buena opción, al menos no por una invasión de mensajes de “la oficina”. Entonces ¿qué debemos tener en cuenta para no caer en la trampa y desaprovechar una iniciativa que puede mejorar la comunicación interna?

Establecé una política de uso

Lo primero es lo primero. No te compliques mucho con esto. Simplemente buscá dejar bien claro cuál es el propósito del grupo, los sí y los no. Por ejemplo, hay compañías que aceptan consultas mediante el grupo y otras que no, otras que dan libertad plena a todos los usuarios para debatir cualquier tema, y otras que establecen códigos de convivencia para estas plataformas.Todo depende de cuán bidireccional quieras mantener el canal.

Planifica los mensajes del grupo

Para evitar la emoción de pensar que todo debe y merece ser comunicado por Whatsapp, planifica los días, horarios, y temas que serán objeto de comunicación en relación a la política de uso que definiste. Algunos ejes temáticos clave son los anuncios de disponibilidad de nuevos beneficios, políticas corporativas, mensajes del CEO y la Alta Dirección, anuncios de disponibilidad de resultados de negocio, proyectos clave, voluntariado, comunicaciones de logros y reconocimientos.

Activá un usuario de Whatsapp de la compañía

No uses nunca tu whatsapp personal para gestionar los mensajes de la compañía y de los colaboradores hacia la organización. Si elegiste usar esta aplicación como herramienta de comunicación interna, es la empresa la que debe comunicar y ser sujeto de las interacciones. Quieras a no siempre serás un usuario más.

Creá un grupo

Ni dos ni tres. Sólo uno. Recordá siempre que Whatsapp no es una red social, mucho menos tu intranet, y menos aún una plataforma de gestión de equipos o proyectos. Este grupo será el emisor de toda información de la compañía relevante para los colaboradores.

Lanza una convocatoria a unirse al grupo

Esto es clave. No hay nada más molesto que ser unido a un grupo sin tu consentimiento. Lo mejor es hacer una campaña explicando el uso y utilidad del grupo, e invitar a los colaboradores a unirse. Por supuesto, siempre es bueno acompañar esto con un grupo de early adopters que hagan las veces de embajadores y patrocinadores del nuevo canal. Si la propuesta de valor es atractiva, pronto tendrás a todos conectados.

No exijas a nadie unirse y olvidate de penalizar a alguien por salirse

Este punto es el más olvidado por muchas compañías. No podés obligar a la gente a sumarse al grupo, tenés que tentarlos a sumarse ¿Cómo? Enviando mensajes relevantes, a tiempo, y sobre todo, que tengan un impacto positivo para las personas en el marco de la compañía. Tampoco vale “enojarse” porque fulano dejó el grupo. En ese momento la pregunta es por qué no se logró capturar su atención. Salvo que todos tus colaboradores tengan teléfonos compañía o estén bajo la política de “traé tu propio dispositivo” (BYOD), la participación en el grupo corporativo es opcional. Tu tarea será crear contenidos de calidad.

Explicale a todos los gerentes que el grupo está al servicio de la compañía y que los otros canales siguen funcionando como siempre

Cuidado.No caigas en la trampa de hacer favores personales con el grupo. Cuando se implementa este tipo de herramientas pasan sólo 5 minutos hasta que llega el primer gerente a decirte que necesita hacer un anuncio “super importante” y que para asegurarse que llegue quiere que uses el grupo de whatsapp. Ahí entra en juego tu criterio profesional y las reglas del grupo.

Recordá que Whatsapp es tan seguro como un mono con navaja

No uses nunca, nunca, nunca. el grupo para compartir información confidencial o sensible para la compañía. En su lugar podés avisar por el grupo a todos los colaboradores que el reporte X o el estado de los proyectos z están disponibles y actualizados en intranet. Mucha gente te va a agradecer que les avises en lugar de esperar que ellos hagan el check-in permanente.

Antes de que te lances a la conquista, es importante que recuerdes que al día de hoy se están dando muchas discusiones en torno al uso de Whatsapp como canal de comunicación interna, sobretodo en relación a la invasión a la privacidad de los colaboradores, la saturación de información, y la conectividad 24×7 con el trabajo, aunque no hay posiciones que primen sobre otras. Como en todo, defensores y detractores tienen buenos argumentos.

En lo personal creo que usar grupos de Whatsapp para gestionar una porción de la comunicación interna está muy bien, y puede ser una aventura enriquecedora para la compañía. Por supuesto, como decía al inicio de este artículo, hay herramientas más específicas, pero Whatsapp está tan institucionalizado socialmente que es una magnífica manera de no pasar por procesos tediosos de gestión del cambio y adopción de nuevas tecnologías.