Ya invertimos más de la mitad de nuestra jornada laboral en tareas de comunicación, como contestar mails o hacer reuniones

Por Daniela Carrasco, en "Marketing Ecommerce".-

El exceso de datos, la duración de la jornada laboral, el tiempo gastado en reuniones y la cantidad de correos electrónicos ha aumentado constantemente durante los últimos años coartando nuestra productividad laboral. Según el Índice de Tendencia Laboral 2023: informe anual (2023 Work Trend Index: Annual Report) realizado por Microsoft entre 31.000 personas de todo el mundo, los trabajadores del ámbito digital pasamos el 57% de nuestro tiempo en canales de comunicación, en vez de realizar tareas productivas.

El estudio expone que el 64% de las personas admite tener dificultades para encontrar tiempo y energía suficientes para realizar su trabajo debido a la sobrecarga de información.

La creatividad e innovación quedan desplazadas

El 68% de las personas siente que no tiene suficiente tiempo de enfoque ininterrumpido durante su jornada laboral debido al tiempo que dedican a comunicarse. Esto implica que gran parte de su tiempo de trabajo se destine a actividades de comunicación, como reuniones, llamadas, correos electrónicos y otras formas de interacción con colegas, clientes o superiores.

La falta de tiempo de enfoque ininterrumpido puede ser problemática, ya que es durante estos períodos en que las personas pueden concentrarse en tareas importantes, pensar de manera creativa y producir resultados de alta calidad. Las interrupciones frecuentes y las demandas de comunicación constante pueden afectar negativamente a la productividad y a la capacidad de las personas para realizar un trabajo de calidad.

En las aplicaciones de Microsoft 365, el empleado promedio pasa el 57% de su tiempo en canales de comunicación como email (15%), reuniones de Teams (23%) y Teams chat (19%). Por su parte, el 43% del tiempo se utiliza en herramientas de creación como OneNote (7%), Power Point 88%), Word (10%) y Excel (18%).

Las reuniones ineficientes son la mayor traba a la productividad

Los encuestados aseguran que las reuniones ineficientes son el principal interruptor de creatividad. Le siguen la falta de tener objetivos claros, la cantidad de reuniones, la falta de inspiración y la dificultad de encontrar la información necesaria para llevar sus tareas adelante.

Por otro lado, el 58% asegura que es muy difícil tener una lluvia de ideas durante una reunión virtual y, desde febrero de 2020, las personas están en 3 veces más reuniones de Teams y llamadas por semana (192%).

Sin embargo, los encuestados no creen que haya que eliminar las reuniones, sino hacerlas más productivas y focalizadas. Hoy, solo 1 de cada 3 personas (35%) piensa que se les extrañaría en la mayoría de sus reuniones.

Emoción y preocupación ante la llegada de la IA

El uso de la inteligencia artificial (IA) ha ocasionado opiniones diversas. Por un lado están aquellos que lo ven como una oportunidad para aligerar sus cargas de trabajo, mientras que otros lo ven como una amenaza a sus actividades puesto que les genera el sentimiento de que pueden ser reemplazados.

Según el estudio, el 49% de las personas tiene preocupaciones sobre la IA reemplazando sus trabajos y un 70% estaría dispuesto a delegar tanto trabajo como sea posible a la IA para reducir su carga de trabajo: tareas administrativas, análisis, trabajo creativo, encontrar información relevante, resumir reuniones y planificar su día.

En cuanto a los líderes empresariales, muestran un mayor interés en utilizar la IA para aumentar la productividad de los empleados en lugar de reducir la plantilla. Sus principales esperanzas para la IA incluyen ayudar a los empleados con tareas repetitivas, mejorar el bienestar de los trabajadores, eliminar actividades de bajo valor, mejorar las capacidades y acelerar el ritmo laboral.

Para el estudio, se les pidió a los empleados y gerentes que imaginaran cómo podría cambiar el trabajo para el año 2030 con la incorporación de inteligencia artificial y sus respuestas indican un futuro prometedor:33% de los encuestados imagina un cambio en el trabajo en el que puedan producir trabajo de alta calidad en la mitad del tiempo actual.

-26% espera poder comprender de manera más clara las formas más valiosas de gastar su tiempo.

-25% espera poder hacer lo mismo con su energía.

En resumen, las respuestas indican que esperan un futuro en el que la IA ayude a producir trabajo de alta calidad en menos tiempo, les brinde una comprensión clara de cómo gastar su tiempo y energía de manera más valiosa, y elimine la carga de tener que lidiar con información irrelevante.

Imagen: Freepik.