Claves para evitar que una nota de prensa termine en la papelera de las redacciones

Publicado en "Mire la Solución", por CONFINEM

 

La nota de prensa puede ayudar a difundir en varios medios de comunicación, y durante los mismos días, información relevante sobre una empresa. Sin embargo, cada vez resulta más complicado que una nota de prensa sea publicada, porque en las redacciones cuenta con cientos de competidoras que, diariamente, se disputan unas líneas o unos minutos en los medios. ¿Cómo puede destacar una nota de prensa sobre el resto? ¿Qué debe contener para ser publicada?

La nota de prensa es una herramienta que puede enviar cualquier empresa u organización a un medio de comunicación con la finalidad de que, al ser publicada, transmita a sus públicos (clientes, accionistas, competidores, consumidores potenciales, etc.) determinada información. Dada la versatilidad de esta herramienta, en los últimos años ha crecido notablemente su uso y, como veíamos en un artículo anterior, únicamente la octava parte de los cientos de comunicados que reciben los medios son finalmente publicados. Para facilitar la labor de los editores a la hora de decantarse por una nota de prensa, ésta debe incluir los siguientes datos:

1.- La fecha. Su omisión genera ambigüedad a la hora de interpretar las referencias temporales que pueda contener la nota. Además, puede que el comunicado no sea leído inmediatamente después de su recepción y, en este caso, la fecha es esencial para valorar la caducidad de la información.

2.- Contacto con la empresa. Conviene incluir un teléfono o un e-mail, que sea atendido de manera efectiva, al que puedan recurrir los periodistas si necesitan ampliar la información o resolver cualquier duda que les suscite el comunicado.

3.- Material complementario. La disponibilidad de cortes de voz, de fotografías, de imágenes audiovisuales, etc. relacionadas con la nota de prensa –y adjuntos a  la misma- favorecen la selección de la nota por parte de los medios de comunicación, puesto que poseen más material para ilustrar esa información.

4.- Adjuntar los informes. Si la información de la nota de prensa hace referencia a algún asunto que se pueda justificar documentalmente (una denuncia, los resultados de una investigación, un estudio, un galardón, etc.), la aportación de estos documentos denotará transparencia y credibilidad por parte del remitente del comunicado.

5.- Ajustarse a los horarios. Previamente a su envío, conviene informarse de las rutinas productivas de los distintos medios de comunicación, con el fin de que éstos reciban la información dentro del horario en el que escogen los temas para publicar.

6.- Titular informativo y comprensible. Si, a primera vista, una nota de prensa resulta incomprensible, repetitiva, poco interesante o demasiado técnica, el periodista no perderá tiempo con ella, pues tiene una larga lista de comunicados en la que, seguro, existe otra nota que sólo con su titular capta la atención.

7.- Buena presentación. Los márgenes justificados, la homogeneidad de la letra, el correcto funcionamiento de los links, el tamaño legible de la letra, el uso adecuado de la negrita, etc. causan buena impresión. Una nota visualmente atractiva invita a su lectura.

8.- Elementos de la identidad corporativa. Conviene que el comunicado esté escrito en un documento en el que el logo, el nombre o los colores de la empresa estén visibles, en el encabezado de la página, por ejemplo. De este modo, el medio identificará rápidamente a su remitente.

9.- Incluir un párrafo de contexto. Los medios receptores no tienen por qué conocer las características de la empresa que envía la nota de prensa, por ello, es recomendable incluir un breve párrafo donde se expliquen datos básicos de la organización (número de trabajadores, sedes, gama de productos, antigüedad, facturación del último año, liderazgo en el sector, etc.), estos elementos pueden reforzar la relevancia de la nota de prensa.

10.- Concisión en el asunto del mensaje. Hoy en día la mayoría de comunicados de prensa se envían por correo electrónico, por eso, si el asunto del mensaje es explícito y conciso, contará con mayores posibilidades de ser leído.

Aunque la última palabra para publicar la información de una nota de prensa la tiene el medio de comunicación, los consejos expuestos, unidos a una adecuada redacción de las informaciones de una empresa, de acuerdo con los criterios de noticiabilidad, pueden conseguir un espacio para la empresa en los medios de comunicación.