Convierte tu evento, en un evento 2.0

Publicado en "Solé y Herández Bolg"

Los eventos 2.0 se identifican por la utilización de una estrategia de comunicación on-line y suele actuar como un complemento informativo, audiovisual, gráfico e interactivo de un evento, mediante el uso de las redes sociales e Internet.

Hoy en día, los eventos no se concentran en un solo día u horas determinadas (como sucedía en los eventos “tradicionales”), la estructura ha cambiado gracias al uso del 2.0. El uso de Internet y las redes sociales nos ha permitido generar expectativa o “calentar motores” antes de un evento, crear debate, motivar a los asistentes o invitados, mantenerles informados, etc. También nos permite que, a posteriori, el evento siga recordándose y potenciando la imagen de la empresa o entidad organizadora.

Pero si el 2.0 nos ha permitido calentar motores (antes del evento) o recordarlo (post evento), uno de los usos que está aumentando significativamente es la retransmisión en directo y mediante 2.0 de lo que sucede en los eventos, mediante el uso de vídeo-streaming, comentarios en Twitter y Facebook, con imágenes colgadas al momento, etc. Podemos “retransmitir” en directo a través de la redes sociales casi cualquier evento… “llegada de los invitados principales (enviamos fotografías del photocall), inicio de la conferencia/debate/etc, parlamentos, primera actuación, entrega de premios, etc”

Otra de las características de los eventos 2.0 es que nos permite universalizar los eventos, ya que podemos compartir el mensaje a un número ilimitado de personas que puedan estar interesadas. Podemos aumentar la visibilidad a nivel mundial a precio muy reducido. Además, la mayor parte de las actividades on-line, permanecerán a posterior en la red, de manera que nuestro evento continuará presente una vez éste ya haya finalizado.

El uso de herramientas 2.0 hace que aumente de manera espectacular el feedback del público en general, así como el de los posibles participantes en el evento. Los interesados podrán realizar comentarios, participar en encuestas de opinión, compartir documentos y crear debate sobre el evento.

Además, bien gestionado nos permitirá aumentar significativamente el número de visitas a nuestra web o blog corporativo, así como el de nuestras redes sociales desde las que gestionemos la comunicación del evento.

A modo de ejemplo básico, os doy algunas ideas de acciones que podríamos llevar a cabo en las tres fases de un evento, y para ello utilizaré como ejemplo la organización de un concierto solidario en favor de una ONG:

Acciones previas al evento:

- Compartiremos el cartel del evento en Facebook y Twitter. Enviaremos un email a todos los interesados.

- Realizaremos entrevista al cantante/s que colabora en el concierto y a los responsables de la entidad, que colgaremos en el canal youtube de la entidad y que distribuiremos puntualmente en todas las redes sociales y la web corporativa.

- Días antes del evento, colgaremos algunas canciones o videoclips del artista, al final (o al principio) del vídeo informaremos con imagen fija del evento solidario del artista para la ONG.

El día del evento:

- Foto-call del evento (o roll up corporativo) con imágenes del artista/s y responsables de la entidad, se colgaran al momento en las principales redes sociales

- Realizaremos streaming en directo mediante youtube o Ustream, de manera que las personas que no puedan asistir al evento, lo puedan seguir on-line. También grabaremos el evento para difundirlo a posteriori.

- Realizaremos fotografías el evento (de los momentos más significativos) que iremos colgaldo simultáneamente en las redes seleccionadas (pe.:instragram, Facebook y Twitter)

Posterior al evento:

- Colgaremos la actuación del evento en nuestro canal youtube o vimeo, y a su vez lo integraremos en nuestra web/blog. Enviaremos un email a los socios/amigos/colaboradores para que si lo desean, puedan visualizarlo.

- Se compartirá el vídeo en las redes sociales

- Se realizará una carpeta de imágenes del evento y se colgará en la red/es sociales de interés (p.e. Facebook, Flikr, etc)

Es muy importante que una vez finalice el evento, realicemos un seguimiento de las apariciones on-line del evento, valorar el grado de participación e interés de las diferentes acciones desarrolladas en las redes sociales.