Herramientas útiles para la empresa disponibles en Internet

by Beatriz Pariente (Marketing para Empresas)

¿Qué necesidad tiene su empresa y cómo puede cubrirla? ¿Informar, compartir, difundir, documentarse, archivar? Internet quizá sea la respuesta a su pregunta, pero lo primero en este proceso es analizar cuál es la necesidad y qué herramientas están disponibles. A modo de ejemplo comparto una serie de necesidades y sus correspondientes herramientas, como una pequeña biblioteca (que se ampliará) de ayuda para empresas, ya sea con la organización de su trabajo diario, como con la realización de campañas de social media o estrategias de marketing.

NECESIDAD DE INFORMACIÓN:

Google, el indispensable:

1. Google.com: el buscador para cuestiones generales o dudas.
2. Google Alerts: alertas sobre artículos de interés de los que queramos hacer seguimiento.
3. Google News: servicio de noticias.
4. Google Video: buscador de videos de intgerés.
5. Google Maps: mapas de utilidad práctica.
6. Google Earth: mapas satelitales 3D
7. Google Maps para móviles: Google Maps para servicios móviles
8. Google Local: buscador de buscar negocios, direcciones, etc.
9. Google Books: buscador de libros
10. Google Blogsearch: buscador de blogs

Monitorización de redes sociales: Twubs: Es muy útil para un periodista o grupo de periodistas que quieran estar informados sobre lo que circula en Twitter sobre temas de su interés, pero también lo es para un emprendedor o empresario o para una persona que quiera rastrear distintos temas. Permite monitorizar distintos hashtags y estar permanentemente al día sobre ellos. Otras herramientas para monitorizar la red social que podrían ser interesantes pueden ser Social Mention o Topsi. He aquí una relación de algunas disponibles.

Marcadores sociales: (socialmarker) Permitirá tener siempre accesibles y bien guardados los sites que interesen a la empresa. Desde Delicious o Google Bookmarks pueden compartirse con quien se desee y clasificarse según la misma temática de la empresa o los departamentos, por ejemplo.
RSS: Sindicación por Google Reader a los contenidos que nos interesen.

NECESIDAD DE COMUNICACIÓN
Google+ Permite organizar reuniones virtuales con las personas que se deseen, con la posibilidad de visionar al grupo o de escucharle. Se trata de tener telepresencia a bajo coste, aunque en este caso  los tradicionales Skype (permite llamadas múltiples que podrían servir para discutir entre los trabajadores sobre un tema concreto, por ejemplo) o Gtalk -permite vídeoconferencias, chatear…-, e incluso la red social Twitter, puede servir como vía de comunicación entre los miembros de la empresa (Twitter no es recomendable para cuestiones que requieran discreción, evidentemente). En cualquiera de estos casos todo queda por escrito, lo que puede resultar muy útil a modo de ‘acta’ de lo que sucedió en cualquier día, acontecimiento, etc. Todas estas vías son una manera más de fomentar la comunicación, el debate y el intercambio de conocimientos entre los miembros.
Facebook: Puede funcionar como servicio en constante actualización sobre grupos, noticias, personas, etc.
Twitter: Juega un papel destacable en la historia de la comunicación masiva y en vivo.
Ustream: Para transmitir una información en directo a quien se desee.
Youtube y Flickr  para visualizar imágenes con contenido informativo.

NECESIDAD DE ARCHIVO:
Dropbox es un servicio que ofrece 2 GB de espacio de almacenamiento para archivar documentos desde diferentes equipos (móvil inteligente, PC, tablet, etc). En este caso destaca la posibilidad de crear una carpeta de titularidad pública para el acceso de todos o bien, compartir una carpeta con todos los trabajadores (dando permiso de lectura y escritura). Existe otra versión premium con mayor capacidad, pero es de pago (asumible si la empresa tiene interés).

NECESIDAD DE DOCUMENTACIÓN COMPARTIDA:
Usar un repositorio de documentos es básico si se busca la eficacia y optimización de un trabajo en equipo. Con las nuevas herramientas, como Google Docs, mi favorita, evitamos mandar correos que pueden llegar a confundirmos o editar mil versiones de un mismo documento. Las que considero que pueden ser muy útiles en este apartado son  las siguientes:
Google Docs: Otra ventaja que ofrece Internet en cuanto a herramientas gratuitas es Google Docs, similar al Word que todos conocemos pero ideal para disponer de un procesador de texto legal si no se dispone del Oficce original que, además, no ocupa memoria en nuestro ordenador y se puede compartir con otras compañeros del grupo o abrir allá donde exista un PC. Desde Google Docs se pueden traducir documentos a otros idiomas –será una traducción poco exacta, pero válida para comunicar ideas generales- o crear una encuesta y enviársela a todos los contactos de Gmail, de modo que se pueda consultar cuestiones como dónde ir de vacaciones o cuál ha sido el grado de satisfacción de determinado curso que se realizó en el grupo de periodistas. Google Docs también cuenta con la posibilidad de crear dibujos, pdf, presentaciones, hojas de cálculo, etc y de compartirlas y permitir editarlas para trabajar, por ejemplo, en textos en conjunto. También se pueden añadir notas a modo de comentarios y generar un debate sobre los contenidos con nuestros compañeros.
Evernote: Permite crear y buscar notas desde cualquier computadora, explorador web o teléfono móvil, guardando  textos de páginas web, tomando notas y visualizándolas después  desde la web, ordenador o móvil. Su interés radica en que permite compartir las notas con nuestros contactos, mandándolas individualmente o compartiendo una libreta concreta. Este último modo podría ser muy útil para un grupo de trabajadores.

.
Presentaciones: Útil para presentar el trabajo de un departamento, de un proyecto, etc. (aquí adjunto un enlace de whatsnews que recoge múltiples opciones para crear una presentación) El más recomendable es Slideshare, por eso adjunto una guía sobre su funcionamiento.

NECESIDAD DE ORGANIZACIÓN DE AGENDA:

Remember The Milk desde el móvil o el ordenador, podemos clasificar tareas para el día de hoy, esta semana o algún día u otras opciones, como ver las citas pendientes, por ejemplo. Puede integrarse con Gtalk, Twitter o Google Calendar.
Google Calendar: Su posibilidad de compartir calendarios permite coordinar calendarios con los compañeros de trabajo y destacar fechas clave, así como saber qué hace cada profesional para poder plafinicar y organizar mejor el trabajo en equipo.

COMPLEMENTOS
Firmas personalizadas en los correos, grabar entrevistas o publicar un blog también pueden ayudar al trabajo periodístico, como se señala en este post de Clases de Periodismo.
Este otro enlace explica cómo crear una sala de prensa 2.0, de Territorio Creativo.