Publicaciones corporativas como base de la comunicación interna

Publicado en "El Club de los Avanzados"

Existen diferentes tipos de publicaciones corporativas internas según su periodicidad, soporte, forma de difusión, tipo de contenidos, etc. pero fundamentalmente su objetivo común es mantener informados a todos los miembros de la empresa o entidad sobre la actualidad de la misma. y suponen una de las principales herramientas de comunicación interna.

Los contenidos (noticias, resultados, actividad, productos, etc.), así como otras informaciones intentan fomentar la implicación de los empleados en la actividad e identidad corporativa de la empresa, para mejorar el clima y la productividad, por lo que habitualmente dependen de los departamentos de Recursos Humanos, Marketing y/o Comunicación.

Tipos de publicaciones corporativas internas según su soporte

Fundamentalmente existen dos tipos de soporte para este tipo de publicaciones:

• Papel impreso.
• Versiones digitales.

Ambos tipos de publicaciones corporativas tienen sus ventajas e inconvenientes y responden mejor a unos u otros objetivos, pero una combinación de dichos soportes puede ofrecer resultados más completos y efectivos desde el punto de vista de la comunicación.

Revistas internas impresas

Es el tipo de publicación interna más convencional. Su periodicidad y extensión dependen normalmente del presupuesto disponible y del mayor o menor flujo informativo por parte de la empresa.

Habitualmente, debido a los costes de impresión, suelen tener una periodicidad más larga que las publicaciones online y por tanto sus contenidos deben ser atemporales, puesto que de otra forma pierden vigencia rápidamente, lo cual resta interés a la publicación y, por tanto, efectividad.

Ventajas de las revistas internas impresas

Sus principales ventajas son, por un lado, que estas publicaciones corporativas permanecen en el tiempo si sus contenidos son intemporales y tienen el suficiente interés, por lo que es posible ofrecer temas con mayor profundidad.

Por otro lado, al ser un soporte físico, puede ser transportado fácilmente y leído fuera del entorno empresarial, permitiendo que su impacto se amplíe al entorno social y familiar de los empleados.

Publicaciones corporativas internas digitales

Suelen ser boletines de noticias o newsletters. Su menor coste facilita que su periodicidad sea más corta, pudiendo llegar a ser diaria, dependiendo de la cantidad de información que la compañía sea capaz de generar.

Es un soporte adecuado para emitir noticias e informaciones de actualidad de extensión no demasiado larga, ya que son publicaciones de difusión inmediata, que permiten realizar ediciones especiales en caso de necesidad para comunicar noticias urgentes, por ejemplo.

Este tipo de publicaciones complementan muy bien a las publicaciones corporativas impresas, cubriendo todas las demandas internas de información.

Modos de distribución de las publicaciones online

Los modos de distribución son fundamentalmente el correo electrónico y la Intranet corporativa, pudiendo realizarse desde formatos muy sencillos enviados como un simple pdf adjunto a un email, hasta publicaciones elaboradas con programación.

Claves para la elaboración de una publicación interna

Los cuatro puntos fundamentales a la hora de elaborar una revista interna con éxito son:

1. Contenidos

Los contenidos de las publicaciones internas, ya sean impresas u online deben cuidarse especialmente para no provocar el efecto contrario al buscado que es la implicación de los miembros de la compañía o entidad.

El receptor no debe tener la sensación de que la revista o boletín es un simple panfleto publicitario en el que la compañía emite propaganda de forma unidireccional, sino que el contenido debe despertar el interés de los lectores, por lo que a la hora de redactar hay que intentar combinar los objetivos corporativos con los intereses propios de los empleados.

En este sentido, en ocasiones es importante involucrar a los propios lectores en dichos contenidos, creando secciones participativas o dando voz a través de entrevistas, etc. a empleados de todo tipo de categorías y departamentos para hacerles “visibles” a los demás y consiguiendo que la publicación interna sea un medio de comunicación de todos y para todos.

2. Periodicidad y Estructura

Para conseguir que las publicaciones corporativas sean útiles y cumplan los objetivos de la comunicación interna, debe mantenerse una estructura y periodicidad estables en el tiempo. En ocasiones las organizaciones tienen la tentación de adaptar dicha periodicidad y estructura a otros objetivos empresariales o de difusión meramente propagandística de información lo cual es muy contraproducente.

3. Distribución

Ya sea online o impresa, las publicaciones corporativas deben ser distribuidas de forma eficiente, de manera que todos los miembros de la empresa las reciban. También es importante el momento: de poco sirve crear una publicación interesante y bien estructurada si se distribuye, por ejemplo, en época vacacional.

4. Evaluación periódica

Es importante para que la publicación evolucione con la compañía y con los intereses de los empleados que de forma periódica se recabe la opinión de los receptores. Esto se puede hacer de diversas formas: a través de una encuesta distribuida con la propia publicación, pidiendo sugerencias u opiniones y realizando un sorteo entre los participantes, etc.